La sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S. de conformidad con lo disciplinado por la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, igualmente con su compromiso de garantizar la seguridad de los datos de sus clientes y demás stakeholders recaudados a través del sitio web o cualquiera que sea el canal de recolección de datos con fines comerciales y/o profesionales, procede a expedir y difundir la presente política única de privacidad de información personal en cumplimiento con las obligaciones de carácter legal y de conformidad con los lineamientos establecidos en la jurisprudencia de la Corte Constitucional en el marco de protección del derecho fundamental del hábeas data.

​

La presente política ha sido establecida por la sociedad comercial Vásquez Pérez Abogados S.A.S. y constituye el único documento regulatorio del manejo de información personal de la sociedad con sus clientes, trabajadores, proveedores y visitantes de sus canales virtuales y/o digitales presentes al momento de su elaboración y futuros. En consecuencia, no podrá adicionarse o subrogarse en instrumentos diferentes al presente documentos y/o reglamentos de la sociedad.

CAPÍTULO I

Generalidades

ARTÍCULO 1º. Definiciones. Las expresiones contenidas en la presente política de tratamiento de información personal serán comprendidas en su sentido natural y obvio, en caso de que cualquiera de las expresiones haya sido definido por la ley o la jurisprudencia se tendrá como definición la establecida por estas, según dicha ley y jurisprudencia sea modificada en el contexto temporal. En todo caso, para efectos de la presente política de tratamiento de información personal las siguientes expresiones tendrán el significado que aquí se les otorga:

​

1. Titular.  Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información objeto de Tratamiento y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente política de tratamiento de información personal;
2. Fuente de información. Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos al responsable del tratamiento, el que a su vez los entregará al usuario final;
3. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
4. Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
5. Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
6. Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
7. Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
8. Datos personales. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles;
9. Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
10. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios;
11. Datos sensibles. Se entenderá por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;
12. Información financiera, crediticia, comercial, de servicios, y la proveniente de terceros países. Se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias y relaciones comerciales, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen;
13. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales; 
14. Transferencia.  La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país; 
15. Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. 
16. Política. Se entenderá por política de tratamiento de datos la presente política de privacidad expedida por la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S. que ha sido expedido de conformidad con los estatutos de la sociedad y los reglamentos internos por el representante legal quien cuenta con todas las autorizaciones corporativas necesarias para expedir la presente política.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones establecidos en la presente política de tratamiento de datos serán aplicables a los datos personales que sean recaudados por la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S., en el marco de su actividad comercial y en las relaciones comerciales y contractuales que adelante la sociedad con sus clientes, proveedores, trabajadores, visitantes en general de su sitio web, instalaciones físicas o virtuales, y canales telefónicos.

​

ARTÍCULO 3º. Principios. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política de tratamiento de Datos, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios.

​

1. Principio de legalidad. El tratamiento a que se refiere la política de tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, en la ley y la constitución;
2. Principio de finalidad. La administración de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley. La finalidad debe informársele al Titular de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la Autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el Titular solicite información al respecto;
3. Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular;
7. Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por el titular y la ley;
9. Principio de temporalidad.  La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad de la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S.;
10. Principio de interpretación armónica de la autorización del titular. La autorización otorgada por el titular de la información objeto de tratamiento se interpretará de conformidad con los fines y los móviles de la respectiva relación pre contractual o contractual que se establece entre la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S. y el titular de la información y en consideración a las cargas de la autonomía privada connaturales a la etapa pre contractual como es el caso del deber de información de los contratantes, y en general, la buena fe contractual.
11. Principio de interpretación integral de los derechos constitucionales. La presente Política de tratamiento de datos se interpretará en el sentido de que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos del titular se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables;

CAPÍTULO II

Recolección de Información

​

ARTÍCULO 4º. La recolección de datos personales se limitará a la información necesaria, pertinente y adecuada para la finalidad contractual de la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S. y el Titular de la información, así como la satisfacción adecuada del derecho y deber de información del responsable de la información.

​

ARTÍCULO 5º. Autorización. En el marco del procedimiento y para efecto de la recolección de información deberá contarse con autorización previa, expresa e informada del titular de la información objeto de recolección.

ARTÍCULO 6º. Modo de obtener la autorización. El titular de la información podrá otorgar Autorización de tres alternativas: (i) Por escrito; (ii) de forma verbal; (iii) mediante actos inequívocos que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó la autorización.

​

Será por escrito cuando se trate de una relación contractual donde haya lugar a elevar a escrito el respectivo contrato, en cuyo caso, el aviso de privacidad será anexo al contrato y deberá contar con la aceptación expresa y en el mismo aviso de privacidad por parte del titular. Igualmente, en todos los casos que se cuente con la presencia física del titular se tendrá a preferencia el diligenciamiento del aviso de privacidad con la aceptación por escrito del titular.

​

Será de forma verbal, en todos los casos demás casos donde contando con la presencia física del titular se presente dificultad para diligenciar el aviso de privacidad, igualmente en el caso que la información sea recolectada por vía telefónica. Para tal efecto, quien recolecta la información deberá advertir al titular el contenido mínimo del aviso de privacidad de conformidad con el artículo 29 de la presente política, y posteriormente consultará al titular si otorga la autorización. En este último caso, se establecerán mecanismos técnicos para conservar prueba de la autorización que podrá consistir en grabación de la comunicación, siempre que tal circunstancia sea de conocimiento del titular.

​

Será mediante actos inequívocos que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó la autorización cuando la información sea suministrada por cualquier canal cibernético, o en su defecto a falta de autorización por escrito o de forma verbal aun cuando de haber advertido al titular de la existencia de la política de tratamiento de datos mediante el aviso de privacidad o la simple notificación de existencia y la respectiva remisión a la misma, y aun así el titular optó por la entrega de la información; en todo caso cualquier acto inequívoco del titular  que permita concluir razonablemente su autorización. En ningún caso el silencio tendrá por efecto el otorgamiento de autorización.

​

ARTÍCULO 7º. Autorización para el tratamiento de datos sensibles. A preferencia no recolectará información que ostente la calidad de datos sensibles salvo que la misma concluya necesaria de conformidad con el principio de finalidad de la información. En el caso de relaciones con clientes para efectos de procesos judiciales o asesoría legal, se podrán recolectar datos sensibles.

​

ARTÍCULO 8º. Responsable del tratamiento de la información.  El responsable del Tratamiento es la sociedad comercial Vásquez Pérez Abogados S.A.S., identificada con el N.I.T. 901.286.442-8, con datos de notificación: (i) Dirección: en Bogotá D.C.; (ii) correo electrónico: info@vasquezperez.com; (iii) teléfono: 285 36 88 – 301 772 8353.

​

ARTÍCULO 9º. Encargado del tratamiento de la información. El responsable dará tratamiento a los Datos personales a través de las personas naturales que guarden vínculos contractuales de índoles laboral con el responsable y siempre que se haya incluido en el respectivo pacto contractual obligación de confidencialidad y aceptar el tratamiento conforme a la presente política de tratamiento de dato y bajo las directrices impartidas por el responsable con fines estrictamente contractuales y para efectos del cumplimiento de la debida prestación del servicio.

​

CAPÍTULO III

Tratamiento de la Información

​

ARTÍCULO 10º. Finalidad. Toda información correspondiente a datos personales y objeto de tratamiento se recolectarán únicamente con las siguientes finalidades. Igualmente, los encargados o terceros que tengan acceso a la información que tengan acceso a datos personales recolectados por el responsable mantendrán el tratamiento en el marco de estas finalidades.

​

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de Vásquez Pérez Abogados S.A.S.
2. Cumplir con los procesos internos de Vásquez Pérez Abogados S.A.S. en materia de administración de proveedores y contratistas.
3. Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
4. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de Vásquez Pérez Abogados S.A.S., con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
5. Las demás finalidades que determinen el responsable procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas al titular en el momento de la recolección de los datos personales.
6. El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
7. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de Vásquez Pérez Abogados S.A.S.
8. Procesos al interior Vásquez Pérez Abogados S.A.S., con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas. 
9. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
10. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes. 
11. Las demás finalidades que determine el responsable en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de Vásquez Pérez Abogados S.A.S.

ARTÍCULO 11º. Interpretación de la finalidad. Los fines establecidos en el artículo anterior se interpretarán y ampliaran de conformidad con el contrato que celebre el titular de la información con Vásquez Pérez Abogados S.A.S., de suerte que tal vínculo será el criterio de interpretación prima facie de la finalidad y la autorización que otorgue el titular.

ARTÍCULO 12º. Los datos personales, salvo la información pública, serán almacenados en los archivos físicos o digitales con los que cuente Vásquez Pérez Abogados S.A.S. y de conformidad con las políticas institucionales de archivo del responsable, de conformidad con el estado de la ciencia sobre la materia y los estándares adoptados por el responsable. En todo caso, se almacenarán y conservarán bajo criterios y estándares adecuados de seguridad.

​

ARTÍCULO 13º. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme al vínculo contractual y la ley;

ARTÍCULO 14º. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

​

1. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

ARTÍCULO 15º. Transferencia y transmisión internacional de datos personales. Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:   

​

1. Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.   
2. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los términos del artículo 25 siguiente. 

ARTÍCULO 16º. Contrato de transmisión de datos personales. El contrato que suscriba el responsable con los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.   

​

Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.   

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado: 

1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.   
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.   
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. 

CAPÍTULO IV

Derechos y Deberes

ARTÍCULO 17º. Derechos del titular. Son derechos del titular de datos personales, de conformidad con la ley y la Constitución Política de Colombia:

​

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y la presente política de tratamiento de datos;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta política de tratamiento de datos, la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. A un procedimiento que le permita al titular de la información a consultar, actualizar, rectificar y suprimir la información, así mismo a revocar la autorización otorgada al responsable.

ARTÍCULO 18º. Deberes del titular. Son deberes del titular de datos personales:

​

1. Entregar la información sobre la cual recaiga la autorización de buena fe.
2. Entregar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
3. La demás que los pactos contractuales, las buenas costumbres, la ley, la Constitución Política y los derechos del responsable le impongan.

ARTÍCULO 19º. Deberes del responsable. Son deberes del responsable del tratamiento, de conformidad con la ley y la Constitución Política de Colombia:

​

1. Al momento de solicitar la autorización:

1. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
2. Los derechos que le asisten como titular;
3. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
4. Los canales por los cuales puede el titular consultar la presente política de tratamiento de datos.

1. En todo momento:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política de tratamiento de datos y la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad en el contrato y en la ley;
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política de tratamiento de datos y la ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos y la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

ARTÍCULO 20º. Son deberes del encargado del tratamiento y/o quien haga sus veces, de conformidad con la ley y la Constitución Política de Colombia, sin perjuicio de los demás que imponga los contratos y las leyes de la República:

​

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política de tratamiento de datos y la ley;
4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política de tratamiento de datos y la ley;
6. Cumplir con el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos, la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política de tratamiento de datos y la ley;
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
12. Observar en todo momento y lugar las instrucciones impartidas por el responsable en cuanto a tratamiento de datos personales.

ARTÍCULO 21º. El responsable de la información hará constar en los contratos que celebre con encargados del tratamiento los deberes y obligaciones de suerte que incluya las disposiciones de la presente política de tratamiento de datos y la ley de manera que en todo momento y lugar sean observadas por los encargados del tratamiento y terceros autorizados. Así mismo establecerá cláusulas de confidencialidad previas, expresas y escritas, con los encargados del tratamiento y los terceros autorizados por el contrato y/o la ley.

CAPÍTULO V

Procedimiento

ARTÍCULO 22º. Consultar. Los titulares de la información, sus causahabientes y sus representantes legales o contractuales podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S., quien en calidad de responsable y los encargados del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada a la identificación del titular.

La información podrá solicitarse de manera escrita o verbal y se observará el siguiente procedimiento.

ARTÍCULO 23º. La solicitud podrá ser presentada directamente por el titular, sus causahabientes o, sus representantes legales o contractuales. En caso de quien solicite información diferente al causahabiente deberá acreditar su condición mediante prueba sumaria, siempre que no se cuente con esta en los registros de la sociedad caso en el cual se prescindirá de cualquier prueba o ritualidad adicional.

ARTÍCULO 24º. La solicitud podrá presentarse verbalmente o por escrito.

En caso de que la solicitud sea presentada verbalmente por vía telefónica o de manera presencial en las oficinas, para el efecto, quien recepciona la solicitud verbal diligenciará el formato preestablecido por la sociedad para recepción de documentación. Si la solicitud verbal fuere presentada de manera presencial quien la recibe deberá requerir la suscripción del formato; si la solicitud es formulada vía telefónica quien la recibe diligenciará el formato y dejará constancia del canal de recepción, así mismo conservará prueba de la solicitud. Si no fuera posible conservar prueba de la solicitud se indicará al solicitante los canales alternativos.

En caso de que la solicitud sea presentada por escrito, quien la realiza deberá indicar su nombre completo, número de identificación, la calidad en la que eleva la solicitud y datos de notificación (dirección física, dirección electrónica y teléfonos de contacto).

En cualquier evento, deberá indicarse que si la solicitud puede consistir en: (i) Una petición; (ii) un reclamo; (iii) una sugerencia; (iv) una queja; y/o (v) felicitación. Igualmente, la solicitud puede recaer sobre: (i) Conocer la información; (ii) actualizar la información; (iii) rectificar la información; (iv) suprimir la información; y/o (v) revocar la autorización.

ARTÍCULO 25º. Procedimiento genérico. Para todos los efectos, las solicitudes que sean presentadas en función y con ocasión de la presente política se encontrarán sujetas al siguiente procedimiento.

Una vez recibida la solicitud, quien la reciba la incluirá en la base de datos con la respectiva leyenda para el trámite pertinente y será respondida al solicitante diez (10) días contados desde el día que fue radicada la solicitud, cuando no fuere posible responder en ese plazo se informará tal circunstancia a quien haya elevado la solicitud con indicación de los motivos que así lo impidieren y podrá ampliarse hasta por cinco (5) días.

ARTÍCULO 26º. Reclamos. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

​

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

​

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 27º. Como requisito previo para acudir a imponer la respectiva queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio el quejoso deberá agotar el procedimiento para ejercicio de sus derechos consagrado en la presente política, ante el responsable.

CAPÍTULO VI

Aviso de Privacidad

ARTÍCULO 28º. Aviso de privacidad. En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, los responsables deberán informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. 

ARTÍCULO 29º. Contenido mínimo del Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:  

1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.   
3. Los derechos que le asisten al titular.   
4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. 

No obstante, cuando se recolecten datos sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. 

En todo caso, la divulgación del aviso de privacidad no eximirá al responsable de la obligación de dar a conocer a los titulares la política de tratamiento de la información, de conformidad con lo establecido en este decreto. 

ARTÍCULO 30º. Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y la política de tratamiento de la información. El responsable deberá conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999.   

ARTÍCULO 31º. Medios de difusión del aviso de privacidad y de las políticas de tratamiento de la información. Para la difusión del aviso de privacidad y de la política de tratamiento de la información, el responsable podrá valerse de documentos, formatos electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular. 

CAPÍTULO VII

Disposiciones Finales

ARTÍCULO 32º. Modificación. La presente política podrá modificarse por la sociedad Vásquez Pérez Abogados S.A.S., en cualquier tiempo siempre y cuando tal modificación conste por escrito y sea publicada en los mismos canales donde haya sido publicada la política que anteceda y su correspondiente comunicación a las personas que hayan aceptado una política de privacidad modificada.

​

ARTÍCULO 33º. Vigencia. La presente política rige desde el primero (1º) de abril de dos mil veinte (2020) y hasta su modificación, la cual deberá informarse oportunamente al titular.